Ding #13: 'Avoid employing unlucky people. Throw half of the pile of CVs in the bin without reading them.'

Tijd voor kantoorzaken. Regelmatig schrijf ik verslagen, bereid ik presentaties voor en heel soms - God verhoede het - maak ik een spreadsheet. Lange tijd heb ik dat keurig gedaan met behulp van het Microsoft Office-pakket. Ongeveer een jaar geleden ging ik thuis over op OpenOffice. Geen schokkende ervaring, want dit pakket verschilt niet van zijn Microsoft-broertje, behalve dat het gratis is.

Stel, ik heb met een collega het symposium 'Radicale leesbevordering onder bonobo's in Zimbabwe' bezocht en ik wil hierover een verslag schrijven. De gebruikelijke manier: ik open Word en ik noteer mijn ervaringen. Vervolgens sla ik het document op en verstuur het per e-mail naar mijn collega, die dan zijn eigen aanvullingen invoert.

Best omslachtig, nietwaar? Erger nog: ik heb mijn versie al naar mijn collega verstuurd, maar ik ben iets essentieels vergeten te vermelden. Ik pas het document aan en verstuur een nieuwe versie. Mijn collega heeft inmiddels mijn eerdere versie al aangepast en teruggestuurd. Verwarring alom.

Om het nog erger te maken: ik ga de volgende dag op reis en ben voor verdere communicatie toegewezen op internetcafés (ik weet het: hopeloos ouderwets in deze tijd van laptops en hippe telefoons, maar ze zijn beide op het vliegveld gestolen). In het internetcafé open ik mijn mailaccount, maar de computer waarop ik werk heeft geen kantoorsoftware. Ik kan mijn document niet openen!

Wat een pech! Zou het niet fantastisch zijn als ik op elke computer met internetverbinding - waar ook ter wereld - kon werken aan mijn documenten? En zou het niet mooi zijn als ik ze dan direct met anderen kan delen? Nooit meer geneuzel over versies, iedereen heeft dan altijd de meest actuele versie voor zich.

Gelukkig wijst de louche doch vriendelijke internetcafé-exploitant mij op het bestaan van Google Docs. Dit online softwarepakket biedt precies wat ik nodig heb. Ik kan hier Word-documenten, Powerpoint-presentaties en spreadsheets uploaden en verder bewerken. Of ik kan geheel nieuwe documenten beginnen. En het mooiste: ik kan ze direct delen met anderen. Het enige dat ik en mijn collega's nodig hebben is een gratis Gmail-account.

Terug naar het hier en nu. Voor deze cursus maak ik na het afronden van elk Ding gebruik van Google Docs. Met 21 anderen houd ik in een voortgangsformulier bij. Erg handig. Toevallig zie ik dat mijn medecursiste Ria heeft genoteerd dat zij Ding #12 op '29 december 2009' heeft afgerond. Aangezien die datum in de toekomst ligt en dus niet kan kloppen, pas ik het aan naar '29 november'. Vervolgens geef ik aan dat ik zojuist mijn Ding #13 heb afgerond. Opslaan en klaar is Kees.

Al met al is online kantoorsoftware verrekte handig, maar het is de vraag of ik vanaf nu elk document via deze weg ga maken. Dat gevoel heb ik met meer applicaties die ik bij deze cursus heb leren kennen. Ze zijn onmiskenbaar doeltreffend, maar het kost moeite om oude gewoonten te veranderen. Het zal nog wel even duren voordat ik het (Open)Office-pakket geheel links laat liggen en Google Docs tot mijn standaard kantoorsoftwarepakket maak. Het begin is in ieder geval al gemaakt.